Zusammenfassung der Betriebssituation

  • Ein siebenköpfiges IT-Team kümmert sich um mehr als 1.500 Rechner in einer Schule, die nahezu ausschließlich Apple-Geräte verwendet.
  • Einige Mitarbeiter in der Technologie-, Kommunikations- und Verwaltungsabteilung verwenden iMacs und müssen von Blackbaud aus auf mehrere wichtige Windows-Anwendungen für die Verwaltungs- und Fundraising-Datenbank zugreifen

Zusammenfassung der Lösungen

  • Die ASIJ hat Parallels Desktop für Mac Business Edition auf den iMac-Geräten von mehr als 40 Mitarbeitern bereitgestellt.
  • Die Parallels-Umgebung ist drahtgebunden und vom drahtlosen Internet-Netzwerk der Schule getrennt, um die Sicherheit zu verstärken.

Zusammenfassung der Vorteile

  • Mitarbeiter finden die Verwendung von Parallels einfach und nahtlos.
  • Die Schule spart alle drei Jahre etwa 24.000 US-Dollar, da sie keine Wintel-Hardware kaufen muss.
  • Dem IT-Team gefällt die einfache Verwaltung der Parallels-Lizenzen und die Möglichkeit, mit verschiedenen VMs experimentieren zu können.

Eingesetzte Parallels-Produkte

 

Fallstudie herunterladen

Die American School in Japan (ASIJ) wurde 1902 gegründet und ist mit 1.535 Schülern aus 40 Ländern auf ihrem wichtigsten Schulgelände in Chofu und einem Frühförderungszentrum in Roppongi, Tokio, eine der führenden internationalen Schulen auf der Welt. Mehr als 150 Mitarbeiter bieten verschiedene schulische und außerschulische Lehrprogramme.

Die ASIJ ist Mitglied der National Association of Independent Schools und wird von der Western Association of Schools and Colleges anerkannt. Etwa drei Viertel der Absolventen gehen zum Studium an Hochschulen in den USA und die meisten der übrigen Schüler studieren in Kanada, Großbritannien, Australien und Japan.

Zu den Absolventen gehören u. a. der frühere US-Botschafter in Japan Edwin Reischauer, die Academy Award–Gewinnerin Joan Fontaine und Kaz Hirai, Präsident und CEO der Sony Corporation.

Computing-Umgebung

Die ASIJ übernimmt schon seit langem frühzeitig neue Informationstechnologie als wichtiges Lernwerkzeug. Die Schule stellte Mitte der 1980er Jahre zum ersten Mal PCs bereit. Sie war eine der ersten Schulen in Japan mit Internetanschluss, als Teil eines Pilotprogramms der Nippon Telegraph and Telephone (NTT) Anfang der 1990er Jahre.

Die ASIJ ist praktisch eine Macintosh®-basierte Einrichtung mit einer drahtlosen Umgebung, die in einem offenen Netzwerk läuft, wodurch die Schüler einfach direkt online gehen können. Etwa 40 Mitarbeiter verwenden unternehmenskritische Windows®-Verwaltungs- und Datenbankanwendungen über eine separate, drahtgebundene Parallels-Umgebung, die dafür sorgt, dass alles „einfach funktioniert“.

Josh Raub ist Leiter der IT-Abteilung an der ASIJ. Ihm zufolge entschied sich die Schule für dieses Konzept, weil sie unbedingt mit ihren Schülern im Rahmen ihres Programms für digitale Bürgerschaft arbeiten will. Sie ist davon überzeugt, dass die Schüler durch den Zugang zu IT-Werkzeugen ideenreicher werden und intelligente Entscheidungen treffen können.

Alle Schüler der Klassenstufen 6 bis 12 bringen ihre eigenen Apple® MacBook Pro®- und MacBook Air®-Computer und alle Schüler der Klassenstufen 2 bis 5 bringen ihre eigenen iPad®-Geräte mit zur Schule. Schon Vorschulkinder verwenden einen iPad. Die meisten Lehrer verwenden einen MacBook Pro oder einen iMac® und einige Mitarbeiter in der Buchhaltung arbeiten vor allem aufgrund älterer Anwendungen ausschließlich auf Windows-PCs.

Herausforderungen

Die ASIJ ist zwar eine hauptsächlich Mac®-basierte Einrichtung, aber etwa 40 Mitarbeiter, die in technischen und Kommunikationsabteilungen sowie in den Büros iMacs verwenden, müssen von Blackbaud® aus auf mehrere wichtige Windows-basierte Anwendungen zugreifen, die für Schulen und gemeinnützige Organisationen den Goldstandard darstellen. Einer dieser Nutzer ist Matt Wilce, der Leiter der Kommunikationsabteilung und verantwortlich für den jährlichen Support.

Zu den Blackbaud-Anwendungen, die er und seine Kollegen benutzen, gehört Education Edge (EE), das für die Datenbank der Schülerinformationen an der ASIJ verwendet wird. Mit dieser Software werden alle Verwaltungsaspekte abgedeckt, angefangen bei Informationen zu Aufnahme, Anwesenheit und Stundenplan bis hin zu Gesundheitsinformationen, Buszuweisungen und außerschulischen Informationen. Ein weiteres Windows-Programm aus Blackbaud, das die ASIJ nutzt, ist Raiser’s Edge (RE), eine Datenbank zur Beziehungsverwaltung, mit der die Schule die Datensätze der Familien der aktuellen Schüler und der Absolventen, Veranstaltungsanmeldungen und Fundraising-Informationen verwaltet.

Die Website der ASIJ nutzt das Content-Management-System NetCommunity von Blackbaud, mit dem sich Informationen direkt aus EE und RE extrahieren lassen. Umfragen und Massen-E-Mails an Mitglieder werden über die Internetschnittstelle verschickt, die mit den Blackbaud-Datenbanken verbunden ist. Raub zufolge, ist es aufgrund der starken Integration von Blackbaud in die Microsoft®-Technologieplattform sehr unwahrscheinlich, dass in absehbarer Zeit Mac-Versionen der Software auf den Markt kommen werden.

Lösungen

Obwohl die ASIJ weiß, wie wichtig die Windows-Plattform für die Arbeit ihrer Mitarbeiter ist, wollte sie doch das Durcheinander und die zusätzlichen Kosten vermeiden, die bei dem Einsatz und der Verwaltung dualer Rechner entstehen würden, nur um Blackbaud nutzen zu können.

Die ASIJ entschied sich dafür, Ihren Mitarbeitern, die auf EE und RE zugreifen müssen, Parallels Desktop für Mac Business Edition bereitzustellen, da diese bei ihrer Arbeit häufig zwischen OS X® und Windows hin und her wechseln müssen. „Boot Camp® wäre hierfür aufgrund der Neustartzeiten unpraktisch gewesen“, sagte Raub. „Wir haben uns auch VMware® angesehen, fanden aber Parallels verständlicher. Uns gefiel auch, dass wir es an unsere Anforderungen anpassen können. Außerdem ist die Qualität besser und die Systeme laufen schneller. Parallels ließ sich besser in OS X integrieren.“

Genauso wie die Schüler direkten Zugang über das drahtlose Netzwerk zum Internet erhalten, konfigurierte das IT-Team das System so, dass die Mitarbeiter mit iMac drahtlos auf der OS X-Plattform arbeiten können, aber über ein separates, drahtgebundenes Netzwerk gehen, wenn sie Windows mit der Parallels-VM für die Blackbaud-Datenbank nutzen.

„Unter anderem gefällt uns an Parallels, dass wir es so einrichten konnten, dass der Ethernet-Anschluss für Mac OS X auf dem iMac deaktiviert ist – für ihren Mac ist er nicht vorhanden – aber in Parallels ist der Ethernet-Port verbunden“, sagte Raub. „Das ist eine großartige Funktion, da sich die beiden Netzwerke nicht berühren, denn wir wollen nicht, dass das interne Netzwerk von außen zugänglich ist. Wir sorgen dafür, dass alles reibungslos verläuft, sodass die Mitarbeiter gar nicht merken, dass sie auf zwei Systemen arbeiten – Parallels Desktop für Mac Business Edition macht das möglich.“

Ergebnisse

Als einer der Mitarbeiter, der ständig Blackbaud-Anwendungen verwendet, gefällt Wilce besonders die Benutzerfreundlichkeit, die Parallels bietet. „Früher habe ich zwei Computer verwendet: den Mac für Design und Kommunikation und einen PC für den Zugriff auf die Mitglieder-Informationen. Ich vermied es, mit dem PC auf die Datenbank zuzugreifen, und bat jemand anderen, mir die benötigten Informationen zu geben. Das lag daran, dass das Starten und Anmelden für eine kurze Abfrage derart aufwendig war, dass ich es nie gemacht habe“, sagte er. „Parallels vereinfacht den Arbeitsablauf ungemein, da man nicht zwischen zwei Geräten hin und her wechseln muss. Das ist für mich ein deutlicher Vorteil.“ Seine Erfahrung wird von den Blackbaud-Nutzern unter seinen Kollegen bestätigt.

„Früher habe ich zwei Computer verwendet: den Mac für Design und Kommunikation und einen PC für den Zugriff auf die Mitglieder-Informationen ... Parallels vereinfacht den Arbeitsablauf ungemein, da man nicht zwischen zwei Geräten hin und her wechseln muss. Das ist für mich ein deutlicher Vorteil.“
– Matt Wilce, Director of Communications & Annual Support

 

Obwohl es die Qualität und nicht unbedingt die reinen Kosten waren, die den Ausschlag für Parallels gab, bemerkt Raub, dass die ASIJ mit Parallels alle drei Jahre etwa 24.000 US-Dollar allein an Hardware-Ausgaben einspart. Die anderen wichtigen Vorteile sind Zeiteinsparungen und weniger Frustration. „Parallels bietet eine gute, nahtlose Erfahrung, ohne dass wir Benutzer wissen müssen, was im Hintergrund passiert“, fügt Wilce hinzu.

„Wir konnten einen wichtigen Teil der Schulverwaltung rationalisieren, da Windows dank Parallels nicht mehr stört. Und Parallels Desktop Business Edition erleichtert dem IT-Team die Verwaltung von Lizenzen und Upgrades. Wir können mit verschiedenen VMs experimentieren und sie optimieren. Dann müssen wir nur noch die VM-Datei auf einen neuen Rechner kopieren und brauchen uns keine Gedanken mehr um die Einstellungen zu machen. Es funktioniert einfach, weil Parallels sich um die Treiber und die Konfiguration kümmert“, schließt Raub.