Informations sur le logiciel de facturation
Cette page contient la terminologie et les concepts clés concernant la facturation. Elle présente une définition du logiciel de facturation mais également une discussion sur les statuts des factures consolidées et sur les types de charges
Ci-dessous, nous proposons un Glossaire de la terminologie de facturation avec des conseils pour sélectionner un système de facturation.
Définition : Logiciel de facturation
Logiciel qui automatise le processus de paiement des clients pour les produits et les services. Cela peut inclure la gestion des enregistrements de clients ainsi que les produits et les services qu'ils ont achetés.
Types de logiciels de facturation pour les fournisseurs de services
Nous avons défini deux grandes classes de logiciel de facturation :
Systèmes de consolidation - rassemblent les événements de facturation à partir de plusieurs systèmes et fusionnent les événements pour créer une même facture comprenant toutes les charges. Ces systèmes ont souvent une ou plusieurs périodes de facturation pour indiquer l'heure et la date butoire pour les charges.
- Systèmes en temps réel - décrémentent un solde lorsque les événements de facturation se produisent. Lorsque le solde du client atteint une valeur seuil, le système de facturation peut faire en sorte que le client ne puisse plus utiliser ce service. Ces systèmes sont très souvent utilisés pour les services prépayés ou basés sur les délais.
Parallels Business Automation est un consolidateur qui combine les charges de plusieurs systèmes dans une même facture. L'API ouverte de Parallels Business Automation permet aux fournisseurs de services d'ajouter de nouvelles interfaces et d'automatiser plus de processus que nécessaires. Parallels Business Automation permet de terminer tous les services d'un client si le solde d'un client n'a pas été payé dans un laps de temps prédéfini.
Types de charges
Les systèmes de facturation flexibles peuvent gérer tout un panel de charges récurrentes et non récurrentes.
- Charge récurrente - frais que l'on paye pendant toute une période donnée ; s'applique souvent aux services permanents. Une charge récurrente fait partie d'un abonnement qui peut inclure des coûts de configuration pour la première fois et des coûts de renouvellement à la fin de chaque période donnée.
- Charge non-récurrente - frais occasionnels ; s'applique à la livraison de produits ou de services.
- Crédits et ajustements - un ajustement de la facturation peut être initié par un client ou automatiquement appliqué comme étant le résultat d'une a promotion. Voici quelques raisons pour effectuer un ajustement : goodwill (ou survaleurs), promotions, ou charges incorrectes.
En outre, chaque charge peut avoir des taxes associées. Ces taxes sont basées sur la zone d'imposition du client, le point d'origine du services et la zone d'imposition du fournisseur de services.
Glossaire alphabétique de la terminologie du logiciel de facturation
Cycle de facturation et période de facturation :
La période de facturation est une période fixé entre les factures. Pendant cette période de facturation, un client peut accumuler plusieurs charges qui sont totalisées et récapitulées sur une même facture. Le cycle de facturation est le mois ou l'année auquel ou à laquelle la période de facturation commence. Votre système de facturation devrait vous permettre de sélectionner différents cycles pour les différents utilisateurs afin de déployer de manière régulière le travail de facturation et de services client sur le mois ou l'année.
Facturation unifiée/consolidée :
Processus qui consiste à présenter toutes les charges de plusieurs systèmes différents sur une même facture. La facturation consolidée est un important moteur de satisfation de clients et un facteur clé dans la réduction des coûts opérationnels. Les plates-formes de facturation dotées d'une API solide vous permettent de fusionner les informations de plusieurs sources sur une même facture. Une partie de l'enjeu implique de gérer différents types d'identifiants de comptes pour garantir qu'un client référencé par un numéro de sécurité sociale sur un système puisse être reconnu là où le client est référencé par le numéro de compte ou l'adresse.
E-commerce :
Les systèmes de commerce électronique peuvent être en temps réel ou groupés. Les systèmes en temps réel requière des systèmes d'analyse des fraudes complexes pour empêcher l'utilisation non autorisée des services par des criminels qui disposeraient de mécanismes de paiements frauduleux. Les systèmes groupés affichent un certain nombre de commandes en attente d'un accord manuel ou d'une soumission groupée.
Grandfathering :
Les changements de packs et de tarifs sont une part nécessaire des packs marketing et de l'offre de services. Chaque fois que vous voulez modifier un pack avec des clients existants, vous devez décider si vous permettrez aux clients existants d'être "grandfathered". Autrement dit, les clients pourront garder leur pack et prix actuels, soit pour toujours soit jusqu'à la prochaine période de renouvellement du contrat. Les clients non "grandfathered" passent immédiatement aux nouveaux taux.
Retenir et débloquer des fonds :
Le personnel des services clients peut être autorisé à entrer des crédits jusqu'à une certaine somme. Au-delà de cette somme, les mémos de crédits seront placés sous un statut de réserve afin qu'ils puissent être validés. Ce processus de validation garantit que le service client ne poste pas accident ou vice un crédit excessif ou incorrect à un compte client.
Factures et paiement :
A la fin d'une période de facturation, le logiciel de facturation crée une facture qui sera remise au client. (Parallels Business Automation vous permet de remettre la facture sous la forme .txt, .html ou mail) Cette facture indique que l'acheteur doit payer au vendeur la somme d'argent convenue.
Les paiement automatiques sont souvent effectués via un système bancaire quipeut être lié au système de facturation via une passerelle de paiement. Les paiements manuels, comme ceux reçus par chèque ou en liquide, peuvent être entrés directement dans le système. La plupart des procédures de facturation nécessitent que ces paiement soient validés par quelqu'un d'autre que la personne qui a entré le paiement.
Packs Revendeur :
Un système de facturation solide doit prendre en charge plusieurs types de packs Revendeur. Les packs Revendeur multi-niveaux peuvent prendre en charge plusieurs niveaux de revendeurs. Chaque revendeur a une visibilité sur les comptes des utilisateurs finaux et des revendeurs qui sont en-dessous de leur niveau dans la hiérarchie. Voici une liste des quatre packs communs :
- Programmes de référence - Les agents vendent des services existants et récupèrent une commission totale. Le montant total de cette commission dépend du volume des ventes.
- Revente sans marque - Le revendeur fixe les prix mais gère la stratégie de marque et les packs du fournisseur de services.
- Revente de labels privés - Le revendeur propose des offres de services sous une autre marque définie par le fournisseur de service. Cette méthode peut impliquer le changement de logos. Cela peut également être tout aussi complexe qu'utiliser différentes passerelles de paiement, assistances clients et différents processus de prise en charge en arrière plan.
- Revente flexible - Les revendeurs peuvent créer des packs uniques et appliquer une marque unique. Le revendeur utilise l'infrastructure du fournisseur de service mais a un visage complètement différent pour le client.
White Labeling :
Type d'arrangement revendeur où le revendeur passe un contrat avec le fournisseur de service pour offrir un jeu de services à une zone ou marché particulier. Dans un arrangement 'white-label, le revendeur peut établir un tarif unique - pourvu que les taux des revendeurs soient supérieurs aux taux offerts par le fournisseur de service sous-jacent. Les services white label peuvent être soit marqués ou non, en fonction de l'accord passé avec le fournisseur de services. Voir les packs de revente pour en savoir plus.
Workflow :
Le workflow implique le traitement des commandes passées directement avec le système de facturation. Dans ce scénario, le système de facturation agit comme une interface pour la détection des fraudes, le traitement des commandes et l'accomplissement de la commande. C'est pourquoi l'on compare souvent le système de facturation à un système de support commercial puisque beaucoup de procédures commerciales doivent être gérées par le système qui prépare les factures et collecte les paiements.